Responsable Événements

Cahier des charges
Fonction : Responsable Événements
Nature de l’engagement : Bénévole

1. Événements annuels et récurrents
La Team Événements est responsable de l’organisation et de la coordination des événements
suivants :

• Pique-nique d’été

• Fête de Noël

• Brunchs régionaux :

o Vaud
o Genève
o Autres régions
o Objectif : organiser 2/3 brunchs par région, selon les ressources et le soutien

disponible

• Participation à la manifestation de la grève des femmes, ou autres évènements

2. Organisation spécifique des brunchs
Coordination avec l’organisatrice régionale

• Définir et valider :
o Le lieu (restaurant ou salle)
o La formule (menu, modalités, conditions)
o L’horaire
o Les modalités de paiement

Communication

• Concevoir le flyer sur Canva comprenant :

o Lieu- Horaire – Formule - Modalités de paiement

• Mettre le bulletin d’inscription sur le site internet, et communiquer l’évènement sur

WhatsApp:

Gestion opérationnelle

• S’assurer que tous les éléments logistiques soient finalisés avant le jour J

• Accueillir les membres

• Veiller au bon déroulement de l’événement

• Procéder au paiement auprès du restaurant

3. Tâches générales liées aux événements

• Démarcher et réserver une salle pour la Fête de Noël

• Rechercher et réserver un restaurant ou une salle pour les brunchs

• Gérer le budget des événements

• Organiser les repas canadiens (été et Noël)

• Assurer la logistique des événements (matériel, coordination, installation)

• Gérer les cadeaux et la décoration pour Noël

• Assurer la communication auprès des membres (flyers, rappels des événements)

• Inscrire les événements sur le site internet

4. Responsabilités de la Responsable de Team

• Assurer la coordination et la gestion de son équipe

• Recruter et former les membres de la team

• Faire remonter au comité les besoins, difficultés ou autres éléments nécessitant une

décision

• Veiller à documenter le travail réalisé dans Dropbox